Как всё успеть, если не хватает времени?

Нужно поделить день на части.

Пример 1. Компания делает свой продукт

Однажды владелец студии разработки попросил совета.

Есть у них наработки в коде для будущего классного продукта, есть необходимые компетенции и понимание что должно быть в продукте, какую он пользу приносит и даже кому его можно продать.

Очень хотели бы создать свой продукт и заработать на этом.

Но заниматься разработкой продукта некому: все заняты только обслуживанием клиентов, выполнением заказов по разработке.

В результате собственный проект вечно откладывается. Круговорот дел не позволяет компании поработать на перспективу и вырасти.

Отсюда вопрос: где компании взять время на свой проект?

Я предложил поделить день на части для тех кто будет делать этот проект.

1. Первую часть дня они уделяют собственному проекту компании.

2. Вторую часть дня посвящают обычной работе, выполнению заказов для клиентов.

Сколько времени выделить на свой проект — вопрос дискуссионный, важно чтобы критически не пострадала остальная работа.

Я бы выбрал отрезок времени от двух до четырёх часов, зафиксировал его и придерживался.

Меньше двух часов мало что можно успеть, а больше четырёх часов уже слишком заметно упадёт производительность по другим задачам.

Результат:

В результате будет ежедневный прогресс по проекту компании и выполнение задач для клиентов не остановится.

Надо отметить, что владелец студии моего совета не послушал: ему решение не понравилось.

Пример 2. Разработка продукта: фичи и поддержка

В студии разработки где я работал, бурно делался проект.

Рук не хватало, новые фичи сыпались горой, требования менялись, уточнялись и постоянно прилетали мелкие правки.

В результате каждую следующую фичу было закончить очень сложно: всегда находилось “дело на пять минут” которое отвлекало разработчика от основной задачи, и в такой суете мог пролететь весь рабочий день.

Я предложил поделить день на части.

1. Первую часть дня до 16:00 выполняется работа по крупным фичам, в порядке приоритета разработки.

2. Вторую часть дня с 16:00 до 19:00 выполняется всякая мелочёвка: правки по существующим функциональностям, исправления вёрстки, мелкие неважные работы и улучшения.

Также во вторую часть дня можно вынести то что сделать нужно самой команде, например настроить CI/CD, бекапы, скрипты деплоя.

Результат:

Основные задачи выполняются планомерно, но при этом и мелкие улучшения тоже появляются.

Разработчик не дёргается и не отвлекается в течение дня, так как знает, что всё что “прилетело” можно будет спокойно выполнить позже в специальное время.

Почему не выделить день в неделю?

Если выделить специальный день, то будет слишком большой соблазн использовать его чтобы нагнать хвосты по опаздывающим задачам.

Если же это отрезок времени каждый день, то такой соблазн минимален.

На сколько частей можно поделить день?

Я бы не делил день больше чем на две части. Слишком сложно, суетно.

То что находится в конце списка слишком часто будет отбрасываться по причине “сегодня не успеем”.

Так что две части будет в самый раз.

В каком порядке выполнять дела?

Утром мыслительный ресурс на максимуме, поэтому в первую часть дня должны выполняться самые крупные, сложные и важные дела.

В первом примере в приоритет поставлен собственный проект компании, так как это более важно для будущего компании, чем рутина.

Во втором примере крупные фичи поставлены в приоритет, так как на них требуется больше ресурсов, они сложнее и несут больше пользы заказчику.

P.S.

Как отделить важное от неважного, я написал в отдельной статье: Матрица Эйзенхауэра