Предисловие
Недавно в одном Телеграм-канале опубликовали совершенно неправильную “просветительскую” статью про матрицу Эйзенхауэра.
Меня это очень расстроило, потому что матрица Эйзенхауэра это прекрасная методика, а тот кто прочитает ту статью не сможет извлечь никакой пользы, потому что автор статьи сам ничего про матрицу не понял и объяснил неправильно.
Неправильное использование не принесёт пользы, мнение о матрице сложится отрицательное, и виноват будет автор статьи, а вовсе не Эйзенхауэр.
Это напоминает историю с принципами SOLID, которые часто поняты неправильно, так как авторы не читали первоисточник.
Решил исправить немного ситуацию и сам рассказать в чём же суть метода.
Какую проблему решает матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра помогает понять:
- Какие задачи двигают нас к желанным целям
- Какие задачи просто тратят наше время
- Что делать в первую очередь
- Что не делать
- Что делегировать
Если одним словом, матрица помогает вам заниматься тем, что действительно важно.
Как обычно (неправильно) работают с матрицей Эйзенхауэра
Типичный сценарий: человек загуглил описание, нарисовал четыре квадрата, выписал задачи, и стал раскидывать их по квадратам.
Как это происходит?
- Выписали все задачи
- Берём задачу из списка
- Задаём себе вопрос “Это важно?”
- Задаём себе вопрос “Это срочно?”
- Вписываем в соответствующий квадрат
- Берём следующую задачу и т.д.
Что не так с этим подходом
Подвох в том, что просто выписав список задач и расставив приоритеты, раскидав по квадратам мы никак не помогаем себе.
Расстановка выполняется произвольно, “по наитию”, а потому она так же бесполезна как и действия вообще без матрицы.
Если посмотреть на последовательность действий выше, какой шаг в ней пропущен, чего в ней нехватает?
После вопроса “Это важно?” нехватает вопроса “Почему это важно?”.
Не задав себе этот вопрос и честно не ответив на него, мы совершаем ошибку. Мы назначаем важными те задачи, которые кажутся нам важными в текущий момент. Но мозг обманывает нас. То что кажется нам важным часто важным не является.
Расставив задачи произвольно, мы получаем неправильные приоритеты, и попытавшись жить по ним, быстро понимаем что пользы это не приносит.
О матрице складывается мнение как о бесполезном инструменте, а всё из-за того что мы не разобрались в сути.
Ещё раз повторюсь, почему не работает поверхностный подход:
- Простая расстановка задач по квадратам даёт неправильные приоритеты
- Мы не получаем никакой новой информации, не улучшаем своё понимание
Что на самом деле нужно
Для расстановки приоритетов хватило бы простого линейного списка в котором задачи отсортированы.
Расстановка приоритетов никак не помогает, помогает более глубокое понимание задач которое и приводит к пониманию, что и в каком порядке нужно делать.
Матрица позволяет через призму простых понятий копнуть глубже чем просто “это важно, это неважно”. В этом её польза, не просто “отдели важное от неважного” а “это важно потому-то и потому-то”.
Я сам пытался несколько раз применить матрицу и только найдя хорошее объяснение я это смог сделать так чтобы реально извлечь пользу.
Практическая польза приходит только в том случае если мы разобрались в сути метода.
Так давайте же разберёмся.
Главный принцип
Цитата самого Эйзенхауэра: “То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным”.
Она определяет всю суть разделения задач, а именно, мы фокусируемся на долгосрочных целях, которые для нас важны и сегодня, и завтра, и через год.
Это то, что важно, а потому оно и не может быть срочным, так как это важно всегда и это долгосрочная цель, не зависящая от сиюминутной обстановки.
Поэтому и задача двигающая нас к этой цели тоже важная и не срочная.
Цели, а не задачи
В фокусе должны быть цели, а не задачи. Именно важность цели ради которой выполняется задача и определяет важность задачи.
Если цель важна, то задачи приближающие нас к ней тоже важны.
Поэтому определив настоящие цели задач, мы сможем поставить в приоритет те задачи которые приближают нас к нашим желанным целям и тем самым добиться этих целей.
Всё что находится во втором квадрате “важно и несрочно” должно двигать нас к долгосрочному успеху.
Как отделить важное от неважного и срочное от несрочного
Критерии важности
- Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели? Да — значит, важно; Нет — неважно.
- Невыполнение дела влечет за собой серьёзные последствия для текущей деятельности? Да — важно; Нет — неважно.
Критерий срочности
Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность? Да — срочная; Нет — несрочная.
Почему это работает
После того, как мы разделили задачи по Эйзенхауэру, начинают выполняться задачи, ведущие нас к долгосрочным целям.
До этого мы их не видели за потоком операционки и они не выполнялись.
Вместо интуитивной расстановки мы учимся видеть какие цели стоят за задачами, и благодаря этому совершаем меньше ошибок.
Неважно и несрочно
Четвёртый квадрат, “неважно и несрочно”. У меня есть такие дела, и совершенно неправильно запрещать ими заниматься.
Смысл в том что они не несут практической пользы, но часто ими просто приятно заниматься. Например, прогуляться, посмотреть кино, побыть с друзьями или убраться в квартире.
Лишать себя этих дел неправильно, непродуктивные занятия должны рассматриваться как отдых и получение удовольствия — после того как важные вопросы улажены.
Если же что-то не является срочным, важным и не приносит удовольствия, то такое дело действительно нужно просто не делать.
Мой опыт
Я сам пытался несколько раз применить матрицу и только найдя хорошее объяснение я это смог сделать так чтобы реально извлечь пользу.
Наступило спокойствие, потому что я не просто знал что делать, но и почему стоит делать именно это, а также для чего.
Например:
- Что делать (задача) — написать статью в блог
- Почему именно это (приоритет) — чтобы вырастить аудиторию
- Для чего мне это (цель) — для того чтобы запускать проекты на аудиторию
Если держать в уме долгосрочные последствия своих действий, напоминать себе о них, то взяться за дело будет гораздо, гораздо легче.
Плюсы использования матрицы Эйзенхауэра
- Тратим меньше усилий
- Двигаемся к желанным долгосрочным целям
- Более осмысленная деятельность
Бонус
Статьи с объяснением матрицы Эйзенхауэра, которые стоит прочесть: